Nicht nur im persönlichen Umgang mit Menschen gibt es bestimmte Benimmregeln. Auch am Telefon gelten gewisse Grundregeln, um nicht als unhöflich zu gelten.
Richtzeiten für privat und geschäftliche Telefonate
Bei Privattelefonaten gelten für Werktage die Zeiten zwischen 9:30 und 21:30 Uhr als angebracht. Als Geschäftsanruf kann es jedoch schon als unhöflich und störend gelten, wenn man bis 20 Uhr anruft und Samstag sogar schon bis 18 Uhr. An Sonn-und Feiertagen sind Geschäftstelefonate sogar ganz tabu. Auch sollte man bedenken, dass diese Tage für die Familien heilig sind und man auch als Privatmann nicht vor 10:30 Uhr telefonsich meldet. Desweiteren muss immer bedacht werden, dass es verschiedene Zeitzonen gibt und man vom Ausland die Zeitverschiebung beachten sollte.
Mittagsruhe ist einzuhalten
Die Mittagsruhe sollte eingehalten werden, egal ob privat oder geschäftlich. Bei den meisten Leuten ist das die Zeit zwischen 12:30 bzw. 13 Uhr und 15 Uhr. Daran sollte gedacht werden, egal ob man bei Jung oder Alt anruft.
Keine Regel ohne Ausnahme
Ausserhalb der genannten Zeiten kann natürlich in dringenden Fällen angerufen werden, so zum Beispiel bei familiären Notfällen. Auch gibt es bestimmte Personenkreise die sich nach Absprache nicht an die Zeiten halten müssen (beste Freunde, Partner, Kinder, Eltern...) Da ist es aber unerlässlich sich vorher mit den Anzurufenden abzusprechen. Bei Firmen kann jederzeit angerufen werden, wenn die Hotline geschaltet ist. Ist also eine Leitung bis 24 Uhr besetzt, so kann man ruhig dort anrufen, ohne sich Gedanken machen zu müssen.
Wünsche und Bedürfnisse achten
Auf die individuelle Situation achten und diese respektieren ist ein weiteres Kriterium, um nicht als nervend zu gelten, Beispiele hierfür:
- ein Koch sollte nicht unbedingt auf Arbeit angerufen werden zur Mittagszeit oder am Abend,wenn der Stress in einem Restaurant seinen Höhepunkt erreicht.
- eine Mutter sollte nicht angerufen werden,wenn sie die Kleinen gerade ins Bett bringt
- hat jemand besondere Fernseh-Vorlieben, die man als Anrufer kennt, so sollte man sehen,dass man nicht gerade zur Sendezeit anruft.
Wie melde ich mich am Telefon?
Wie man sich am Telefon meldet, kann je nach Art und Weise höflich oder unhöflich und schroff klingen.
Ein einfaches "hallo" oder "ja" kann den Anrufer verunsichern, da er nicht weiss mit wem er spricht. Wenn man also im Telefonbuch steht, oder andersweitig die Nummer bekannt gegeben hat, ist es üblich sich mit Namen zu melden. Bei Geheimnummern oder sogar Opfer von Telefonterror ist ein "hallo" oder ein einfaches "ja" angebrachter.
Bei geschäftlichen Anrufen ist es unerlässlich, sich mit Firmenname, Name und einem freundlichen Guten Tag, was kann ich für Sie tun" zu melden.
Egal ob privat oder geschäftlich, um dem Anrufer ein Gefühl des Willkommenseins zu geben, ist es ratsam sich mit Vor-und Zuname zu melden. So geht man auch auf Nummer sicher,dass der Zuname richtig verstanden wird. Es ist übrigens keine Schande, nachzufragen,wenn man den Namen nicht verstanden hat.
Muss ich immer ans Telefon gehen?
"Das Telefon ist eine Erfindung des Teufels, die die erfreuliche Möglichkeit, sich einen lästigen Menschen vom Leibe halten zu können, teilweise wieder zunichte macht."
(Ambrose Gwinnet Bierce, 1842-1914, amerikanischer Schriftsteller und Journalist)
Im Privatleben ist es nicht unhöflich nicht ans Telefon zu gehen. Wenn Anrufe unerwünscht sind, kann man das Telefon auch leise stellen oder ganz ausstellen. Immerhin haben viele einen Anrufbeantworter auf dem eine Nachricht hinterlassen werden kann.
Im Geschäftsleben hingegen,sieht es ein wenig anders aus. Es ist zwar auch hier nicht unhöflich, wenn man nicht immer ans Telefon geht, dennoch sollte sichergestellt werden, dass man während der Geschäftszeiten regelmäßig erreichbar ist. Sollte man nicht persönlich den "Telefondienst" übernehmen können,so kann ein Kollege einspringen oder man schaltet einen kurzen Moment einen Anrufbeantworter ein, und ruft dann aber schnellstens zurück.
"Herr Müller ist nicht da" - Verleugnen am Telefon
Es gibt Momente, da hat man keine Lust oder keine Zeit ans Telefon zu gehen oder man möchte die Person eben nicht sprechen. Darf man sich dann verleugnen lassen? Wenn man sich verleugnen lassen möchte, dann unauffällig, und so, dass es der Anrufer nicht mitbekommt. Die besten Variante ist, sich selbst zu verleugnen, in dem man sagt, man habe ein Meeting und ruft zurück. So stößt man dem Gegenüber nicht vor den Kopf.
Freisprechen einschalten, Kleinigkeiten nebenbei erledigen
Möchte man das Freisprechen einschalten während eines Telefonats, so ist es höflich, den Anrufer darauf hinzuweisen und um sein Einverständnis zu fragen. Auch das Aufzeichnen eines Telefonats erfordert das vorherige Einverständnis des Gesprächspartners. Es ist unhöflich,wenn man sich während eines Telefonats anderen Dingen widmet. Zum einen ist man dann nicht mehr auf das Gespräch konzentriert und zum anderen, verliert man den Faden, was zu peinlichen Situationen führen kann. Ausserdem ist es unangenehm, wenn man mit der Kaffeetasse klimpert und man womöglich noch darauf angesprochen wird. Also lieber warten bis das Gespräch beendet ist und dann die anderen Arbeiten erledigen.
(C) Baghira
